Conservación del DeCA: disponibilidad y archivo de la empresa

La disponibilidad del documento para descargarlo y la conservación de una copia durante el plazo legal son obligaciones y tareas distintas.

Qué establece la normativa

La Resolución de 5 de junio de 2026 contempla la conservación durante al menos un año por el cargador contractual y el transportista efectivo en mercancías. Pueden utilizar repositorios independientes. La posibilidad de descargar durante un año desde el repositorio de una de las partes es una alternativa; no impone almacenamiento anual a cualquier proveedor SaaS.

La descarga mediante la URL debe estar disponible durante el servicio. La norma permite desactivarla transcurridos siete días naturales desde su finalización.

Qué hace DeCA Manager

DeCA Manager mantiene cada documento disponible durante 30 días desde la fecha de transporte indicada en el DeCA. Es un margen operativo elegido por el producto cuando la finalización efectiva no se conoce al emitir el documento; no es el plazo que fija la norma.

Un periodo fijo no garantiza cubrir cualquier duración excepcional del servicio. Comprueba la disponibilidad si el transporte se prolonga. No presupongas una ampliación automática.

Qué debe hacer tu empresa

Descarga y archiva los PDF antes de que finalice su disponibilidad en la plataforma. Los documentos descargados pueden consultarse bajo tu custodia sin mantener una sesión en DeCA Manager.

Como práctica de organización, asigna responsables, ordena las copias por fecha y comprueba que puedes recuperarlas. Mantener un archivo propio aporta control e independencia; su seguridad depende de cómo se gestione.

Consulta la guía DeCA para el marco general y las características de los planes vigentes para conocer las opciones disponibles.